Die Buchhaltung in einem Unternehmen kann mit verschiedenen Arten durchgeführt werden. Zum einen kann man einen weiteren Mitarbeiter einstellen, welcher sich in erster Linie für die Buchhaltung des Unternehmens kümmert. Ein anderer Weg wäre es, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Jedoch sollte man hierbei darauf achten, dass die Mehrkosten nicht zu hoch ausfallen. Eventuell bietet auch das Steuerbüro eine Buchführung an. Des Weiteren kann man die Buchhaltung in die eigenen Hände nehmen und mit einer Online-Buchhaltung in Form einer Software durchführen. Diese Entscheidung darf natürlich nicht leichtfertig getroffen werden, sondern gut überlegt sein. Doch was genau gibt es dabei zu beachten?

Den Aufwand in Blick zu behalten

Die zukünftigen Aufgaben in der Buchhaltung bereits im Vorfeld zu planen, ist natürlich sehr schwer. Jedoch können einige Punkte dabei helfen. Wenn man eine Kreditorenbuchhaltung durchführt, steht die Verwaltung der Eingangsrechnungen, das Organisieren von Skonti bei der vorfristigen Zahlung und das Einhalten und Beachten von Zahlungsfristen an erster Stelle. Die Debitorenbuchhaltung hingegen kümmert sich um die Prüfung von Zahlungseingängen, die Erstellung von Zahlungsaufforderungen und Mahnungen sowie das Erstellen der Ausgangsrechnungen. Weitere folgende Tätigkeiten müssen ebenfalls in der Buchhaltung absolviert werden: Die Lagerbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung, die Finanzbuchhaltung und die Versicherungsbuchhaltung.

Eine geeignete Buchhaltungssoftware finden

Die Online-Buchhaltung hilft den meisten Unternehmen enorm bei der Führung der Buchhaltung. Mit ihr kann man Geschäftsstelle ohne Probleme eigenständig erfassen und Datenbanken anlegen. Bei den verschiedenen Software Produkten unterscheidet man in der Regel zwischen einer reinen Finanzbuchhaltungssoftware und einem Softwaresystem über die komplexe Finanzbuchhaltung. Die erste Software ist zum Erfassen von Geschäftsvorfällen. Jedoch kann man mit dieser Software keine Artikel- und Kontaktlisten verwalten. Bei dem komplexen Softwaresystem hingegen können sämtliche Unternehmensdaten verwaltet werden. Der Preis, die Pflege und die Einrichtung nehmen jedoch einiges an Zeit weg. Die Angebotsauswahl über die richtige Software ist natürlich individuell und sehr vielfältig. Verschiedene Produkte kommen dabei mit verschiedenen Leistungen und Preisen. Bedenken sollte man daher, ob die Software nur das Arbeitsmittel ist und man selbst die Pflege der Daten übernimmt. Der Nachteil hierbei ist die manuelle Pflege und ein hohes Maß an buchhalterischer Kompetenz als Voraussetzung. Aus diesem Grund sollte man genau abwägen, welches Programm nicht nur momentan für das jeweilige Unternehmen geeignet ist, sondern auch wohin die Zukunft der Buchhaltung in dem Unternehmen hinführt.

Pflege und Anlage der Stammdaten

Um die Arbeit im Alltag zu erleichtern, sollte man sogenannte Stammdaten pflegen und anlegen. Stammdaten sind die verschiedenen Objekte oder Personen, die für die Buchhaltung der Firma sehr wichtig sind. Hierzu zählen zum Beispiel Personen, Lieferadressen, Rechnungsadressen, die Mehrwertsteuer von Kunden oder Lieferanten sowie Adressen und Anschriften der Kunden. Durch die Pflege dieser Daten kann man viel einfacher die nötigen Informationen herausfinden und zum Beispiel die Rechnung leichter zuordnen und hinterlegen. Des Weiteren sollte man die Kundenbeziehung in dem Verkaufsprozess ausbauen. Dies gelingt ebenfalls durch die Stammdatenpflege und durch Social Selling. Hierbei liegt das primäre Ziel dabei, durch aktives Verhalten in den sozialen Medien die Beziehung zu den Kunden oder anderen Mitgliedern auszubauen und eine Leadgenerierung zu erreichen.

Unsicherheiten durch Externe klären

Vor allem, wenn sich das Unternehmen momentan in einem sogenannten “Start-Up” befindet und die Buchhaltung im Unternehmen nicht zu 100 Prozent hinterher ist, empfiehlt es sich, die nötigen Fragen und Aufgaben an einen Externen abzugeben. Dies kann zum Beispiel das Steuerbüro sein. Auch einzelne Gespräche oder Fortbildungen lohnen sich dabei sehr, damit man mit der Zeit immer mehr Aufgaben übernehmen und anwenden kann. Des Weiteren lohnt es sich auf jeden Fall, geschultes Personal in dem Bereich der Buchhaltung einzustellen, wenn das Unternehmen größer wird.